El medio más utilizado para ir al trabajo es el vehículo particular, pues brinda un gran número de ventajas. Fundamentalmente la libertad y comodidad para moverte cuando quieras. Sin embargo, esto genera una multitud de problemas de aparcamiento a las empresas.
“Las instalaciones para aparcar son las más caras de todas las instalaciones para la movilidad y, además, son difíciles de encontrar”
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Cuando analizamos los problemas de aparcamiento en tu empresa, tenemos en cuenta dos preguntas claves.
- ¿Cómo pueden las compañías asegurar que haya suficiente espacio de aparcamiento para sus empleados sin incurrir en gastos elevados?
- ¿Cómo puede tu empresa impulsar el desarrollo de una cultura de conducción sostenible?
¿Necesitas ejemplos reales? Toma nota de cómo empresas como Colliers International, Version 1 y Ayre Chamberlain Gaunt remedian sus problemas de aparcamiento.
1. Gestión del aparcamiento
Siempre existe un considerable número de trabajadores que requieren tener disponibles un determinado número de plazas de aparcamiento. Esto saca a la luz varios problemas de aparcamiento. Encontrar soluciones para el aparcamiento puede ser un gran desafío para quienes administran las instalaciones o para el personal de recursos humanos. De hecho, asegurar que hay bastantes plazas para aparcar es todo un arte, especialmente en zonas urbanas.
Cuando se trata de dinamizar los requerimientos para el aparcamiento para empleados, se necesita tener en cuenta estas dos importantes cuestiones.
- ¿Cómo está organizado el aparcamiento en este momento?
- ¿Cómo se puede optimizar el espacio del aparcamiento?
La optimización del espacio de aparcamiento
El gasto en aparcamiento para el personal suele exceder los 4.000 € al año. Esto conlleva que los empleados codicien una plaza de aparcamiento, lo cual es una desagradable fuente de tensión. Muchos futuros empleados se muestran menos interesados por aquellos puestos de trabajo que no les ofrece adecuados privilegios a la hora de aparcar.
Esta situación, a su vez, genera presión a quienes administran las instalaciones y a los profesionales de recursos humanos. Puesto que se les está asignando la tarea de desarrollar unas “políticas de aparcamiento para empleados”. Éstas se han manifestado tradicionalmente de alguna de las siguientes maneras.
La manera antigua
La asignación de espacio de aparcamiento:
Las limitadas plazas disponibles están asignadas en función del mayor rango profesional y la antigüedad. Es decir, a menudo se satisfacen las necesidades de los empleados más antiguos, garantizándoles una plaza de aparcamiento.
No obstante, esta solución no tiene en cuenta el factor de si el personal pasa efectivamente tiempo en la oficina o fuera de ella. Irónicamente, los empleados con rangos más elevados o más longevos suelen pasar la mayor parte del tiempo fuera de la oficina.
De modo que gran parte aquellos trabajadores que tienen garantizada la plaza de garaje pueden no la utilizan efectivamente. Esto provoca que de media haya entre un 30% y un 40% de “plazas reservadas” vacías a cualquier hora del día.
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El primero que llega se lo queda
El modelo basado en que el primero que llega se queda la plaza para aparcar es la nueva competición por los espacios libres. Si llegas a tiempo, consigues plaza; y si no, mala suerte. Si bien este modelo puede tener ciertos beneficios, en realidad no es muy útil para aquellos empleados que más necesitan aparcar.
Para un empleado joven que viva cerca de la oficina, conducir hasta el trabajo es más un lujo que una necesidad. Llegar a las 8 de la mañana al trabajo te asegura fácilmente conseguir una plaza sin problema.
Sin embargo, padres de familia con dos niños, viviendo en las afueras, quizás no tenga una mañana tan sencilla. Incluso después de dejar a los niños en la escuela y sufrir el tráfico para llegar al centro, es bastante probable que no sean capaces de encontrar espacio para dejar sus vehículos.
“Una gestión apropiada de las plazas de aparcamiento asegura a los empleados que contarán con el espacio para sus vehículos”
Habitualmente las compañías utilizan modelos mixtos de los explicados arriba. De esta manera, a miembros selectos del personal se les asigna una plaza y, al mismo tiempo, el resto del personal va ocupando el resto plazas disponibles en orden de llegada.
La desventaja de estos modelos es que fallan a la hora de afrontar las complejidades de la demanda de aparcamiento. La distancia de los desplazamientos, la cercanía al centro de la ciudad, las circunstancias personales y la actividad física de los empleados debería tenerse en consideración para la asignación de plazas de aparcamiento. Con el limitado espacio con el que cuentan las empresas, todos estos factores deben ser relevantes a la hora de maximizar la eficiencia.
Las empresas más innovadoras han introducido sistemas para intentar gestionar la distribución del aparcamiento de un modo más efectivo. Aun siendo estos sistemas una gran mejora, normalmente se valen de complejas hojas de Excel o abarrotados grupos de Whatsapp.
Por desgracia, estos mecanismos pronto se vuelven parte del problema. Estos sistemas con diseños pobres para la correcta gestión del aparcamiento acaba consumiendo demasiado tiempo y dinero de las empresas.
El coste real de los problemas de aparcamiento para tu empresa
Es de vital importancia que las empresas cuenten con un apropiado aparcamiento. Deben darse cuenta de los desmedidos costes que genera el aparcamiento de las empresas. Tales costes son producidos por una gran variedad de funciones inherentes al negocio.
El coste inmobiliario:
No hay nada peor que tener que pagar por algo que no usas completamente. Los espacios de aparcamiento no son precisamente baratos. El precio medio de estos en el centro de Dublín, según el HWBC Market Outlook, ronda los 4.000 €.
Siguiendo el modelo de asignación de plazas. Estimando que el personal de tu empresa no acude a la oficina un día a la semana, estarías pagando innecesariamente alrededor de 800 € al año debido a una gestión ineficiente del aparcamiento.
El coste en el personal:
Un estudio de la Universidad de Cambridge indica que los largos trayectos tienen efectos negativos en los trabajadores.
“Aquellos trabajadores que tienen que realizar un largo trayecto hasta el trabajo tienen un 33% de probabilidades de sufrir depresión, un 37% más de tener problemas financieros y un 12% de dar partes por estrés en el trabajo”
Trabajadores con largos trayectos hasta el trabajo son más propensos a sufrir de privación del sueño y problemas relacionados con el aumento de peso.
Trabajadores felices y productivos es la clave del éxito de cualquier compañía. Tomar medidas proactivas para asegurar que tus empleados puedan llegar fácilmente a su puesto de trabajo es vital. Cerciórate de que el aparcamiento de tu empresa beneficia al máximo número de trabajadores posible.
Tener la mitad de las plazas de aparcamiento vacías mientras hay gente que paga por aparcar sus vehículos es malo para la moral del personal. Es bastante probable que los trabajadores que no tienen plazas asignadas generen algún tipo de resentimiento por la mala gestión.
Un estudio, realizado por el consultor Jeff Parks, establece que trayectos hasta el trabajo de entre 30 a 45 minutos elevan las probabilidades de renuncia en un 92%.
De media, cuesta un 20% del salario del trabajador poder sustituirle. Lo que incluye también los retrasos, los costes del proceso de contratación y el tiempo que se invierte en la realización entrevistas. No permitas que una mala práctica en la gestión de aparcamiento cause tantas inconveniencias a tu empresa. Asegúrate de que los miembros de tu personal reciben los beneficios que merecen.
El coste administrativo:
Los administradores de las instalaciones y los profesionales de recursos humanos tienen que lidiar con al menos 22 temas diferentes relacionados con el aparcamiento. Bien deben dedicar un considerable tiempo resolviendo las quejas del resto de empleados. O bien deben ponerse manos a la obra e invertir un ingente número de horas en métodos manuales.
En cualquier caso, es un desgaste innecesario en las operaciones de tu empresa. Esto puede suponer para tu empresa un gran gasto en dinero y recursos.
El coste ambiental:
La sostenibilidad es mucho más que un término de moda. Los negocios se están preparando para hacer frente a una de las mayores problemáticas de nuestro tiempo, el medioambiente.
Los compromisos para reducir las emisiones directas de carbón son enormes. Las empresas tienen la responsabilidad de controlar las emisiones indirectas causadas por los trabajadores para llegar a sus puestos de trabajo.
Cada trabajador sin plaza de aparcamiento asignado por la empresa emite alrededor de 1.500 lb (680 kg) de dióxido de carbono al día, simplemente buscando un lugar donde aparcar su vehículo. Para compensar esto, las compañías deberían plantar unos 20 árboles al año por cada empleado.
La solución: ¿Un software de gestión de aparcamientos?
Ahora es más fácil optimizar la gestión del aparcamiento destinado al personal. La automatización ha desatado un sinfín de posibilidades para las empresas:
- Asegurar 100% de ocupación de aparcamiento en todo momento.
- Reducir la carga administrativa.
- Mejorar el bienestar de los empleados mediante el aumento del volumen y la frecuencia con la que los empleados pueden aparcar en las plazas de la empresa.
- Reducir la huella de carbono de las empresas.
- Ahorrar hasta un 50% en la factura anual en aparcamiento de la compañía.
Wayleadr es el proveedor líder de software de gestión del aparcamiento para oficinas a nivel mundial y cuenta con la confianza de grandes compañías como Factset, CEPSA y Colliers International.
¿Alquiler de espacios de aparcamiento?
De manera que si ya has optimizado todo el espacio disponible perfectamente y, aun así, todavía tienes enormes problemas de aparcamiento. Tu empresa necesita considerar un complemento extra a su suministro existente de aparcamiento.
Aparcamientos:
Los operadores de aparcamiento locales son una herramienta para ampliar el suministro de aparcamiento para tu empresa. Tienen mucho espacio y habitualmente ofrecen tarifas de contrato a largo plazo con grandes descuentos. Igualmente, también otros muchos aparcamientos están abiertos a contratos a corto plazo. Estos disponen de tarifas diarias y semanales que se traducen en descuentos mucho más bajos.
Grupos comunitarios:
Los grupos comunitarios locales pueden ser también una estupenda fuente de espacio extra. Acostumbran a ser ocupados especialmente por las tardes y los fines de semana. Por lo que están encantados de ganar algún ingreso de sus espacios libres durante la jornada laboral. Los centros comunitarios, los clubes deportivos y las iglesias son buenos ejemplos de estos grupos a los que vale la pena dirigirse.
Agencias inmobiliarias:
Grandes propietarios inmobiliarios y empresas de gestión inmobiliaria con frecuencia suelen tener un gran número de plazas de aparcamiento libres. Pueden estar distribuidas en diferentes localizaciones de las zonas urbanas. Algunos ejemplos pueden incluir espacios libres dentro de bloques de apartamentos o terrenos por desarrollar.
“El verdadero desafío a la hora de encontrar suministro adicional de espacio para aparcar es en realidad ponerse en contacto con responsables de la toma de decisiones. Si no se planea adecuadamente, encontrar aparcamiento suplementario se convierte en una búsqueda inútil.”
Los mercados on-line facilitan enormemente el encontrar las opciones de aparcamiento disponibles. Estos mercados se utilizan en gran medida por los aparcamientos, grupos comunitarios y empresas inmobiliarias. Aprovechan los sitios web para anunciar el espacio que les sobra, por lo que un óptimo lugar para iniciar su búsqueda.
Parkpnp en Europa y SpotHero en los Estados Unidos son buenos ejemplos de estos mercados virtuales. Estos operadores tienen excelentes vínculos con propietarios de espacios disponibles.
Si tu empresa tiene dificultades para encontrar el espacio adecuado para sus necesidades, contacta directamente. La mayoría de los operadores de estos mercados virtuales cuentan con gran cantidad de espacios libres no anunciados. Esta podría ser la manera perfecta de hallar el espacio que te falta.
2. Conducción sostenible
Transporte público de empleados
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Uso compartido de vehículos
Hay un multitid de ventajas asociadas con el uso compartido de vehículos. El coste de desplazamiento se reduce drásticamente. El estrés provocado por la conducción se conlleva con el resto de personas que forman comparten vehículo.
Compartir vehículo también beneficia a la empresa, ya que reduce la ocupación en sus instalaciones. Además, disminuye el tráfico cerca de la oficina en horas punta. El número de vehículos de ocupación individual baja al tiempo que aumenta el sentimiento de equipo en el trabajo.
Compartir vehículo es bastante popular entre los empleados que viven lejos de la oficina, sobre todo si no tienen acceso a las rutas del transporte público. En la mayoría de los lugares de trabajo, el uso compartido se da forma casual e informal. El propio personal es quien se encarga de identificar sus necesidades y organizarse entre ellos. Esto es efectivo en organizaciones más pequeñas.
“Las organizaciones más grandes necesitan coordinación y soporte de alto nivel. Esto permite que el compartir vehículo se convierta en una práctica generalizada.”
Abordar los principales obstáculos para compartir vehículo es crucial. Los planes de compartir vehículo tienden a fallar por alguna de las siguientes cinco razones.
El enigma del uso compartido de vehículos: Falta de información
El motivo básico por el que el sistema de uso compartido de vehículos falla es la falta de información. Los empleados, de alguna manera, viven en una burbuja. Unos pocos recordatorios por correos electrónicos no siempre son suficientes para alentar la creación de una comunidad de usuarios de vehículos compartidos.
Llama la atención de una mayor cantidad de empleados mediante convocatorias internas y sesiones informativas. La promoción del uso compartido de vehículo debe realizarse cada 3 o 6 meses debido a cambios en las circunstancias personales de los participantes.
El enigma del uso compartido de vehículos: Los diferentes horarios de trabajo
¿Están los empleados dispuestos a alargar sus jornadas con el único fin de llevar o conseguir a alguien que les lleve a casa? Es importante asociar a los compañeros de trabajo de acuerdo a sus horarios de trabajo.
Hay que pensar en el impacto que ocasionaría en la cultura de la empresa. En la mayoría de las empresas, cuando una reunión se alarga, es normal ver que ciertas personas se dirigen a la salida, porque tienen que recoger a los niños o ir un entrenamiento. Por ello, también debería que ser aceptable salir de las reuniones para compartir vehículo.
El enigma del uso compartido de vehículos: Quién paga qué
La gente puede ser actuar de manera extraña cuando se trata de dinero. Por ejemplo, algunas personas pueden pagar la gasolina y los peajes con todo el placer del mundo. Otros, sin embargo, podrían querer cobrar a los pasajeros no sólo por el combustible sino también por la devaluación del vehículo.
Es aconsejable sugerir con cuánto debería contribuir cada pasajero. Utilizando datos objetivos, como el precio por kilómetro para aclarar todos los detalles necesarios.
El enigma del uso compartido de vehículos: Quién conduce
Mientras algunas personas siempre quieren conducir, otras nunca quieren hacerlo, y, también, puede haber personas dispuesta a turnarse. Es importante asegurarse de emparejar a quienes van a compartir vehículo con compañeros con gustos complementarios.
El enigma del uso compartido de vehículos: Falta de química
No todo el mundo se llevan bien, así es la vida. Muchas personas no se sienten a gusto con la idea de compartir un viaje con alguien que les irrita. Es necesario que el personal cuente con un método claro y confidencial para evitar pasajeros no deseados. De lo contrario, se podrían generar tensiones y frustraciones que podían desembocar en serios resentimientos.
“Formalizar el uso comparto de vehículos en tu lugar de trabajo puede tener un enorme impacto.”
Existen un par de matices a tener en cuenta a la hora de establecer el uso compartido de vehículos entre empleados.
Soluciones para compartir vehículo: Incentivar
¿Para qué molestarse en compartir vehículo? De hecho puede ser muy molesto como para que valga la pena, especialmente para aquellos que van a tener que conducir de todos modos. Sin embargo, garantizar el aparcamiento para empleados o contribuciones mensuales para el combustible son dos populares ventajas de las que se benefician los empleados.
Soluciones para compartir vehículo: Posibilitar
Incluso aquellos miembros del personal que se muestran más abiertos a compartir vehículo pueden tener problemas para encontrar compañeros de viaje. Recursos humanos y la administración de las instalaciones deben ser quienes conecten a pasajeros con conductores. Los representantes de tales departamentos deben examinar las necesidades del personal al respecto. Se pueden colocar hojas de registro en lugares visibles o, incluso, ir de mesa en mesa encuestando a los empleados.
Se ha de conseguir que los grupos que usen transporte compartido firmen pactos de entendimiento. En ellos se puntualiza quién va a conducir y cuándo, los horarios estimados de salida, los puntos de recogida y el desembolso económico. Esto asegura que todo el mundo esté de acuerdo y no haya malentendidos.
Soluciones para compartir vehículo: Elogiar
El paso más importante es elogiar a los usuarios de vehículos compartidos. Enviando correos electrónicos para destacarlos positivamente en la empresa, así como aplaudiendo ese buen comportamiento en reuniones importantes.
Esto hace que los usuarios de vehículos compartidos se sientan bien. Además, refuerza la posición del uso compartido de vehículos como algo positivo para el resto del personal.
3. Préstamo de vehículos
El préstamo vehículos es un nuevo fenómeno que va un paso más allá de compartir vehículo. Cuando se trata de préstamo de vehículos el personal no comparte los viajes, sino que, en realidad, lo que comparten es el mismo vehículo. Este método es particularmente ventajoso para aquellas empresas cuyo personal utiliza vehículos durante la jornada laboral.
“¿El personal conduce a hasta la oficina porque utilizan los vehículos durante toda la jornada de trabajo? Entonces deberías pensar seriamente en implementar un sistema de préstamo de vehículos.”
Estos programas de préstamo de vehículos suelen adoptar dos formas principales:
Sistemas controlados por operadores:
Cada vez hay un mayor número de operadores de préstamos de vehículos, como Zipcar en Estados Unidos, GoCar en Irlanda, Ubeeqo en España.
Estos operadores trabajan con las autoridades locales para aumentar la movilidad urbana. También se asocian con empresas que necesitan automóviles o pequeñas flotas de vehículos disponibles en su oficina. Tradicionalmente, estos operadores funcionan mediante un sistema de “paga lo que uses” con un límite mínimo.
Con este sistema, los operadores asumen la responsabilidad del mantenimiento de los vehículos. Esto elimina la carga económica y las presiones administrativas en su empresa. Estos sistemas pueden ser especialmente convenientes para las empresas más grandes.
Sistemas privados:
La alternativa a los sistemas controlados por operadores es aprovechar la existente red de vehículos del personal de la empresa. Aunque puede sonar una iniciativa difícil de poner en marcha, los sistemas privados maximizan la movilidad de los empleados.
Estos sistemas privados son perfectos para las empresas con gran cantidad de trabajadores que conducen hasta la oficina. Se incentiva a los empleados a poner sus vehículos a disposición de sus colegas durante las horas de trabajo.
Los mejores incentivos podrían incluir tarjetas de combustible, contribuciones en los seguros o, incluso, establecer una tarifa para los préstamos de vehículos. En este sentido, la empresa puede ofrecer a sus empleados una tarifa fija por cada vez que su vehículo ha utilizado.
En las organizaciones que gastan mucho dinero cada año en vehículos de empresa, compartir el vehículo es una manera eficaz de reducir los costes.
“¿Tu empresa podría optar por flota de vehículos compartidos de forma más fluida? ¿Estableciendo una cultura donde el personal comparte vehículos tanto dentro como fuera de las horas de trabajo?”
Si tienes una plantilla global en constante movimiento, que pasa mucho tiempo en fuera, vale la pena investigar más.
4. Vehículos eléctricos
Los vehículos eléctricos están de moda en este momento y con justa razón. Son más baratos de manejar y mejores para el medio ambiente. En muchos países, se brindan grandes incentivos fiscales. Crear una cultura de habitual del coche eléctrico en los lugares de trabajo no tiene por qué ser tan desalentador como algunas personas pueden creer..
Puntos de carga:
Cuando se trata de coches eléctricos, los puntos de carga son esenciales. Ningún propietario de un vehículo eléctrico va a jugársela cuando se trata de la vida de la batería de su vehículo. ¿No hay punto de carga en la oficina? Seguramente los trabajadores no vayan a utilizar su coche eléctrico para ir a trabajar.
Es importante invertir en la instalación de puntos de carga eléctrica en el aparcamiento de la empresa. Este es el punto de partida en el desarrollo de una cultura de utilización de vehículos eléctricos.
De hecho, la instalación de puntos de carga permite que el personal sepa que la empresa intenta atender las particularidades de los vehículos eléctricos. Esto allana el camino a aquellos trabajadores que están considerando comprar un vehículo eléctrico.
Política de la empresa:
Muchas compañías proporcionan vehículos de la empresa para que el personal cumpla con sus funciones. Incluso, muchas empresas cuentan con programas de subsidio para aquellos empleados que deciden compra vehículos nuevos. ¿Por qué no conducir los pasos de tu empresa hacia la movilidad eléctrica con la próxima flota de coches de empresa?
Los vehículos eléctricos de la noche a la mañana se convertirán en una parte clave del futuro de su empresa.
Otra opción es ofrecer kilometraje preferencial y reembolsos de los viajes a los usuarios de vehículos eléctricos. Esto hará que la gente opte por el transporte eléctrico mucho más rápido.
5. Aparcamiento disuasorio (o Park & Ride)
El aparcamiento disuasorio o Park & Ride permite a los conductores completar su trayecto hasta el lugar de trabajo en autobús o tren. Es uno de los métodos más populares de tránsito entre quienes que viajan distancias más largas.
“Si tu empresa está cerca un intercambiador de transporte público este modelo reducirá el tiempo de los trabajadores en carretera.”
Medidas como ofrecer el pago del aparcamiento y subsidiar el gasto en el transporte público. Esto indudablemente aumentará la adopción de Park & Ride.
Planificación del viaje:
Cuando los empleados saben dónde van a aparcar al comienzo de un viaje, los beneficios son enormes. Según Donald Shoup, uno de los principales académicos en temas de aparcamiento, una persona de media invierte 800 metros por viaje solo en busca de un lugar para aparcar.
¿Te imaginas a tus empleados, teniendo que pasar por esta rutina de desplazamiento en las proximidades de tu propia empresa? Todos los días, los empleados se aglomeran cerca de sus lugares de trabajo con la esperanza de encontrar aparcamiento cerca. Por desgracia, solo algunos de ellos pueden tienen la suerte de encontrar plaza libre en las instalaciones de la empresa.
Sin embargo, para el resto de compañeros de trabajo es mucho más complicado. Los menos afortunados llegan a la oficina para encontrar el aparcamiento completamente lleno. A continuación, dan vueltas alrededor del aparcamiento local solo para encontrar que también está lleno.
En seguida, comienzan a rondar por las urbanizaciones más cercanas y encuentran algún espacio libre después de 15 minutos. Todas las empresas tienen miembros de su plantilla que experimentan este escenario de manera habitual.
Imagine este viaje promedio de 800 metros a escala. Fuera del edificio de la oficina, cientos de vehículos replican esta misma rutina todas las mañana. Esto provoca un gran caos en el tráfico tanto para sus empleados y como pare el área local.
“Introduce potentes sistemas de asignación de aparcamiento. Asegúrate de que el personal de la empresa sabe antes de antemano que tienen una plaza de aparcamiento en la oficina.”
Permitiendo que el personal planifique su destino, se eliminará el tiempo perdido en el trayecto.
6. Incentivos para empleados
Si aun habiendo introducido todos los métodos anteriores, todavía hay demasiados de tus empleados conduciendo automóviles impulsados por combustible para ir de casa al trabajo y viceversa? ¿Qué más se puede hacer?
Bueno, pues existe una opción más. Muchas grandes compañías en todo el mundo, como KPMG, pagan a sus empleados para que dejen sus coches en casa. Todos los días, los empleados que toman transporte alternativo para trabajar reciben un pequeño bono.
Tiene mucho sentido que tu empresa invierta en estos incentivos para empleados. Pues, muchas empresas gastan miles de euros al mes alquilando plazas de aparcamiento. ¿Por qué no reducir el uso del número de plazas de aparcamiento y dar al personal que decide no utilizar el coche un pequeño refuerzo?
